Dwa produkty połączone w zestaw prezentowy wymagają nowego opakowania, oznaczenia i sposobu ewidencji. Do wykonania takiej pracy służy co-packing, obejmujący między innymi przepakowywanie, etykietowanie oraz tworzenie zestawów. Przygotowanie promocji powinno uwzględniać drogę produktu przez magazyn aż do odbiorcy. Estetyczny komplet musi być rozpoznawalny w systemie, powtarzalnie złożony i zabezpieczony na czas transportu.
Skład zestawu trzeba opisać bez niedomówień
Instrukcja powinna wskazywać dokładne warianty produktów, liczbę sztuk i układ wewnątrz opakowania. Określenie koloru lub pojemności ma znaczenie, gdy magazyn obsługuje podobne artykuły. Wzorcowy zestaw pozwala sprawdzić instrukcję przed uruchomieniem całej serii. Na próbce można ocenić czytelność etykiety, sposób zamknięcia oraz to, czy elementy pozostają na miejscu po przeniesieniu pudełka. Zatwierdzenie wzoru daje obu stronom konkretny punkt odniesienia przy późniejszej kontroli.
Dostępność składników wyznacza wielkość produkcji
Jeśli komplet zawiera dwie sztuki produktu A i jedną produktu B, wykonanie 200 zestawów wymaga 400 sztuk A oraz 200 sztuk B. Brak jednego składnika ograniczy liczbę gotowych kompletów, nawet przy dużym zapasie pozostałych. Planowanie zestawów wymaga sprawdzenia ilości każdego elementu. Dotyczy to także pudełek, wkładek i materiałów promocyjnych. Ich dostawy powinny być skoordynowane z terminem składania, aby produkty nie oczekiwały na ostatnią część potrzebną do zamknięcia opakowania.
Gotowy komplet potrzebuje własnej identyfikacji
Zestaw sprzedawany jako jeden produkt powinien mieć odrębny indeks magazynowy. Ewidencja musi pokazywać zużycie jego składników i powstanie gotowych kompletów, aby tych samych sztuk nie sprzedać ponownie osobno. Identyfikator zestawu powinien odpowiadać jego ustalonej zawartości. Przy stosowaniu kodów GTIN, czyli numerów identyfikujących produkty, zmiana składu fizycznie połączonego, stałego zestawu handlowego wymaga nadania nowego numeru. Oznaczenia należy więc uzgodnić przed drukiem etykiet, zwłaszcza przy dostawie do sieci handlowej.
Kontrola obejmuje więcej niż wygląd opakowania
Podczas składania trzeba sprawdzać kompletność, warianty produktów i zgodność oznaczeń. Warto określić, na których etapach wykonywana będzie kontrola oraz jak zapisywane są jej wyniki. Błąd wychwycony przed zamknięciem pudełka zwykle wymaga mniej pracy niż poprawianie gotowej partii. Przy standach promocyjnych dodatkowo liczą się układ artykułów, stabilność konstrukcji i ochrona podczas przewozu. Sposób zabezpieczenia powinien umożliwiać dostarczenie ekspozycji w uzgodnionej postaci.
Harmonogram obejmuje również wysyłkę promocji
Zakończenie pakowania nie oznacza jeszcze, że akcja jest gotowa do rozpoczęcia. Zestawy mogą wymagać podziału między sklepy, ułożenia na paletach i przygotowania dokumentów. Harmonogram najlepiej ustalić, cofając się od daty dostawy do odbiorcy. Pozwala to ustalić daty dostawy składników, zatwierdzenia wzoru i wydania gotowej serii. Przy cyklicznych kampaniach zachowana instrukcja ułatwia ponowne wykonanie projektu, a zmiany można wprowadzać świadomie przed rozpoczęciem kolejnej partii.
