Dostawa przygotowana na cały sezon może przyjechać na długo przed sprzedażą pierwszej sztuki. Firma potrzebuje wówczas miejsca, ale również sposobu na stopniowe wydawanie towaru. Magazyn zewnętrzny pozwala zlecić przechowywanie i wybrane czynności operacyjne bez uruchamiania własnego obiektu. O przydatności tej usługi decyduje to, jak często zapas będzie się zmieniał i w jakiej postaci ma opuszczać magazyn.
Krótki pobyt towaru także wymaga przygotowania
Składowanie na kilka tygodni przydaje się przy sezonowej dostawie, przeprowadzce firmy lub czasowym braku miejsca. Przed przyjazdem towaru trzeba ustalić liczbę palet, ich wymiary, masę i termin odbioru. Krótki okres przechowywania nie zwalnia z prawidłowej identyfikacji dostawy. Jeśli jedna paleta zawiera kilka produktów, sam numer palety może nie wystarczyć do późniejszego wydania części zapasu. Z góry należy też ustalić, czy odbierany będzie cały ładunek, czy pojedyncze kartony.
Stały zapas potrzebuje innej organizacji
Gdy magazyn zewnętrzny obsługuje regularne dostawy i wydania, ważna staje się rotacja poszczególnych artykułów. Towar zamawiany codziennie powinien być dostępny w sposób ułatwiający kompletację, a rezerwa może zajmować inne miejsce. Przechowywanie zapasu i przygotowanie zamówień to odrębne czynności. Ich zakres trzeba opisać przed rozpoczęciem współpracy. Obsługa pełnych palet będzie przebiegać inaczej niż codzienne zbieranie kilkunastu różnych produktów do paczek dla klientów.
Warunki przechowywania wynikają z wymagań produktu
Kartony, elektronika czy wybrane artykuły spożywcze mają odmienne wymagania dotyczące otoczenia i obchodzenia się z nimi. Dostawca usługi powinien znać zalecenia dla konkretnego towaru, a firma potwierdzić, że obiekt może je spełnić. Wymagana temperatura, wilgotność i sposób zabezpieczenia muszą być ustalone dla danej grupy produktów. Przy artykułach z terminem przydatności istotna jest również ewidencja dat oraz uzgodniona kolejność wydawania partii, ograniczająca pozostawianie najstarszego zapasu.
Stan dostępny do sprzedaży wymaga dokładnej ewidencji
Towar znajdujący się w budynku może być zarezerwowany dla klienta, uszkodzony albo oczekiwać na sprawdzenie po zwrocie. Liczba fizycznie obecnych sztuk nie zawsze odpowiada liczbie sztuk gotowych do sprzedaży. Potrzebna jest ewidencja odróżniająca te sytuacje. Przy odbiorze części dostawy należy wskazać produkt i ilość, a przy rozbieżności w przyjęciu zachować informację o brakach. Taki porządek pozwala planować kolejne zakupy bez opierania się wyłącznie na liczbie zajętych miejsc paletowych.
Koszt usługi zależy także od ruchu towarów
Magazyn zewnętrzny warto oceniać na podstawie pełnego miesiąca pracy. Oprócz przechowywania trzeba uwzględnić przyjęcia i wydania, kompletację, materiały opakowaniowe oraz czynności dodatkowe. Porównywalne wyceny powinny obejmować ten sam scenariusz obsługi. Przy zapasie stojącym bez zmian dominować może koszt miejsca, a przy częstych wydaniach większe znaczenie mają operacje. Do zapytania dobrze dołączyć przykładowy miesiąc oraz wariant sezonowego wzrostu, aby poznać koszt obu sytuacji.
